Data Storytelling: 5 tips para comunicar de forma clara y transformar los datos en decisiones de impacto para el negocio
Contar con el conocimiento y las herramientas necesarias para conocer la gran cantidad de datos que genera una organización no es suficiente para convertirla en información accionable. En la época de la digitalización, es crucial optimizar la forma de presentarla para priorizar lo verdaderamente importante de lo prescindible.
Con el objetivo de ayudarte a consolidar tus acciones para digitalizar tu organización, te traemos algunos consejos(1) que pueden servirte para organizar y visualizar la información de tu empresa de manera dinámica e interactiva.
1. Convierte tus métricas en conceptos
Este paso es el más importante, ya que sentará las bases que te permitirán organizar tu información de forma eficaz. Para ello, como primer paso deberás identificar los Key Performance Indicators (KPI’s) que se alineen adecuadamente a los objetivos comerciales u organizacionales de tu empresa. De esta manera, será mucho más fácil decantarse por una combinación de tablas, gráficos y elementos visuales que nos permitan contar la historia detrás de las cifras.
2. Hilar nuestra narración
Cualquier narrativa debe estar estructurada con cierta coherencia para que pueda ser comprensible y cumpla el objetivo de comunicar un mensaje. En el caso del reporting, esta regla también se aplica: es necesario estructurar nuestra información de forma lógica, considerando fases de producción o siguiendo una estructura de tipo embudo que presente los datos de macro a micro, lo que le permitirá al usuario observar un panorama completo del sector.
Al tratarse de un entorno colaborativo (que incluye fuentes de información correspondientes a diferentes áreas), la acción de hilar nuestra información facilitará la integración de dichas fuentes para presentar un reporte que incluya no sólo información relevante; sino que también sea posible leerlo de manera eficaz, de acuerdo con la prioridad de cada indicador y cómo se asocia con el siguiente.
3. Simplificar y conectar
De acuerdo con lo mencionado líneas arriba, priorizar métricas e hilarlas será crucial para poder llegar a este paso. Una vez que contemos con nuestras métricas apropiadamente identificadas y estructuradas, será necesario asociar cada una a la gráfica más apropiada, que permita leer la información de forma clara, sin espacio para ambigüedades. Un aspecto determinante para seleccionar nuestras gráficas será el cómo muestran la data: por ejemplo, no será lógico presentar un progreso mensual/semestral de presupuesto en una gráfica de pie, ni utilizar el mismo gráfico de barras para absolutamente todas nuestras métricas.
Asimismo, será importante considerar cómo se relacionan éstas gráficas entre sí: ¿las métricas de logística serán mejor apreciadas si las ubicamos al lado de métricas relacionadas a recursos humanos? ¿cómo podemos entender mejor los resultados de nuestros objetivos comerciales?. Éstas preguntas nos ayudarán a plantear una narrativa fluida, que no se verá obstaculizada por la falta de congruencia entre los KPI’s presentados.
4. ¡Personaliza tu reporte!
Tras muchos años de trabajar con tablas y gráficas muy poco versátiles, la posibilidad de personalizar y aplicarle el branding de tu organización a tus reportes puede parecer un poco superficial. Sin embargo, emplear una paleta de color determinada por el branding (o la costumbre) de tu organización, te ayudará a homogeneizar e interrelacionar la información presentada, haciéndola más digerible para tu usuario final.
Al contar con gráficas interactivas(2), emplear recursos visuales que nos permitan visualizar con mayor claridad los cambios realizados con el uso de los filtros apropiados, facilitará la comprensión del usuario o los usuarios finales.
5. Considera los niveles de privacidad
Atrás quedaron los días en los que se elaboraban varios reportes, con diferentes grados de minuciosidad e información destinados a las diferentes áreas de una empresa.
La presentación de diferentes reportes no interactivos acarreaba riesgos como la duplicidad de información, el desfase en actualizaciones (imaginemos que un área realizaba un cambio en un reporte, sin embargo, esto no se vería reflejado en otros reportes homólogos, y necesitaría ser actualizado manualmente en todos aquel que incluyera esta información).
Utilizando soluciones de visualización de datos y analítica como Power BI, es posible dejar atrás estos riesgos de productividad y simplemente otorgar acceso limitado de acuerdo con las competencias de cada área. De esta manera, el mismo reporte elaborado para gerencia, con un minucioso detalle de todas las áreas y sus métricas correspondientes, podrá ser compartido con cada una de éstas áreas. Gracias a los filtros de privacidad disponibles, cada una podrá acceder a información limitada a sus competencias, sin necesidad de armar nuevos reportes para cada una.
La capacidad de contar una historia con nuestros datos nos permite tomar en consideración diferentes factores que influyen en la productividad de nuestra organización(3), y que no siempre son tan fáciles de identificar y correlacionar. Facilitar la visualización de nuestra información es un paso sumamente importante para acceder a un panorama completo de nuestra situación, lo que nos permitirá diseñar estrategias cada vez más eficaces y con mayor celeridad.
¿Buscas soluciones para tus datos? Cuéntanos cómo podemos ayudarte aquí, o conversemos en info@kaitsconsulting.com. Da el primer paso para conectar con tu información de una manera eficaz y te ayudaremos a lograr resultados asombrosos.
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Sobre el autor:
Fernanda Salcedo, es redactora en Kaits Consulting.
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