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Data Storytelling con Power BI

Hoy llevamos a cabo el Webinar de Data Storytelling con Power BI. Sin duda alguna, contar historias a través de los datos se ha vuelto una necesidad para una comprensión clara de la información.

Es importante comprender que los datos por sí mismos, son sólo una representación simbólica de un atributo o variable (medidos en cantidad o cualidad); sin embargo, al juntarlos y darles el contexto adecuado, éstos datos se convierten en información que permite tomar decisiones estratégicas para el crecimiento del negocio.

Hay que considerar que es preferible utilizar herramientas que permitan acompañar los datos con visualizaciones interactivas también, ya que resultarán más fáciles de comprender. Es por ello que Power BI, como herramienta, es una de las mejores para la construcción de Data Storytelling. Hoy te contaremos por qué:

1.Conociendo Power BI

Antes de profundizar en las herramientas, buenas prácticas y creación de data Storytelling con la herramienta Power BI es necesario conocer el entorno de dicha herramienta: saber qué es, y por qué la consideramos de las más óptimas para la construcción de historias a través de los datos.

  • ¿Qué es Power BI?

Es una solución de análisis empresarial que permite visualizar los datos y compartir información con toda la organización. Incluso se pueden incorporar las visualizaciones en tu aplicación o sitio web; para ello Power BI nos permite conectarnos a cientos de orígenes de datos para hacerlos más entendibles con paneles e informes dinámicos, personalizados e interactivos.

  • ¿Qué nos permite hacer Power BI?

Crear: Power BI se conecta con tus datos estén donde estén para después analizarlos con dinámicas visualizaciones interactivas.

Colaborar y Compartir: Tras publicar tus informes y paneles en el servicio de Power BI, puedes empezar a colaborar y compartir con tu equipo la información dentro y fuera de tu organización.

Acceder desde cualquier lugar: Puedes acceder a tus informes sin ningún problema y estar al tanto de la información no sólo desde tu oficina sino también fuera de ella con las aplicaciones de Power BI creadas para ser accesibles desde cualquier lugar en donde te encuentres, y en cualquier plataforma, ya sea laptop, teléfono móvil o Tablet.

Power BI se compone principalmente por:

Power BI Desktop: Es una herramienta de escritorio creada específicamente para el desarrollo y es aquí donde puedes conectarte a distintas fuentes de datos para después utilizarlas para realizar transformaciones, limpieza, modelado, crear indicadores, métricas y reportería. Básicamente, es aquí donde se realiza todo el trabajo operativo.

Power BI Service: Es el servicio en la nube que permite visualizar los reportes y/o dashboards, además de hacer actividades administrativas y de colaboración como asignar roles, crear grupos de trabajos, aplicaciones e incluso compartir dashboards.

Power BI Gateways: Conecta nuestra Base de Datos en el servicio de Power BI para realizar la actualización de nuestra información, e incluso programarla.

A nivel de Data Storytelling en Power BI Desktop podemos descubrir y explorar datos, crear reportes interactivos y personalizados e incluso añadir imágenes también personalizadas; mientras que en el servicio de Power BI, es posible consumir los reportes y navegar a través de los datos par encontrar el insight que permita tomar decisiones estratégicas. Finalmente, es posible colaborar mediante la aplicación de roles que permitan mantener administrada la información que los usuarios deben consumir.

  • ¿Por qué elegir Power BI?
  • Integración con múltiples fuentes de origen.
  • Portabilidad, ya que puedes visualizar tus informes estés donde estés.
  • Escalabilidad, posibilidad incrementar componentes al modelo para tener nuevos indicadores u otras formas de analizar la información.
  • Reportes personalizados e interactivos.
  • Actualizaciones cada mes, Power BI se actualiza mensualmente agregando nuevas características y mejoras para la creación de reportes.
  • Integración con páginas o sitio web.

 

2. Data Storytelling con Power BI

Las personas entendemos mejor con historias que sólo recibiendo datos. En realidad, nos interesamos más cuando hay un contexto de por medio, que más allá de mostrar datos, nos dé información sobre algún suceso por el que sea necesario analizar y tomar decisiones.

Objetivamente, se trata de traducir los datos a un lenguaje más de negocio, de manera que sean entendibles para todos ya que generar reportes sin claridad en lo que buscamos transmitir o informar será inútil para nuestros proyectos. Todo esto nos lleva a desarrollar el Data Storytelling.

  • ¿Qué es Data Storytelling?

Es el proceso de construir una narrativa alrededor de un conjunto de datos y los visuales que los acompañan para apoyar en las tomas de decisiones.

  • ¿Por qué usar Data Storytelling?

Proporciona valor y contexto, ya que los datos incrementan su valor cuando están dentro de un contexto y pueden obtener resultados o conclusiones sobre una situación en especial.

Mejores y más rápidas decisiones, ya que al usar las mejores prácticas, el Data Storytelling conlleva a encontrar mejores respuestas.

Impulsar una cultura basada en datos en donde todos puedan narrar situaciones o hechos que conlleven a encontrar mejoras y soluciones rápidas, y no solo mostrar datos sin impulsar nuevas estrategias.

  • ¿Cómo podemos hacer Data Storytelling?

Para hacerlo debemos contar con información 100% confiable. Es decir, que los datos no presenten errores, y que ya hayan pasado por una limpieza y transformación adecuadas además de contar con un modelo apto que soporte todo el análisis que se requiere realizar. Además de ello, está en nosotros crear historias claras y concisas, que respondan a un objetivo y generen las conclusiones que necesitamos. Las etapas por las que transita la historia deben fluir y encajar con las conclusiones, aplicando los elementos visuales adecuados y generando dinamismo.

  • Problemas comunes

Existen algunos problemas a los que nos enfrentamos al momento de hacer Data Storytelling como:

  • No conocer bien el negocio
  • No conocer las técnicas y herramientas
  • ¡Todavía no lo hemos intentado!

¿Qué nos ofrece Power BI?

Power BI como herramienta nos presenta algunas herramientas para usar en búsqueda de crear informes interactivos, personalizados y Storytelling como:

  • Bookmarks
  • Buttons
  • Page Report Tooltip
  • Drill Through
  • Q&A

Todas ellas utilizadas en la Demo presentada.

  • Caso de Negocio:

Digital Phone es una empresa que se encarga de vender telefonía móvil y servicios de operadores a empresas distribuidoras, que se encuentran categorizadas en base a la venta y utilidad que les genera, en dos grandes grupos denominados Gold y Silver. Digital Phone es un intermediario entre, las operadoras y marcas de telefonía como LG, Motorola, Xiaomi, etc, y los principales distribuidores como Metro, Wong, etc. Por lo que necesita analizar las ventas generadas por cada distribuidor, operador, marca y modelo, realizando incluso una comparación con el mes anterior al del análisis.

El reporte se encuentra en la parte final del blog; sin embargo, aquí mostramos pantallas de las herramientas que fueron utilizadas.

Bookmarks, en la parte superior derecha, que nos permite redireccionar a otra página para analizar las ventas por distribuidor u operador dependiendo de la elección que realice en el reporte.

Buttons, en la parte superior derecha, que me permite regresar a la página principal luego de haber navegado por los bookmarks.

Page Report Tooltip, usados en el gráfico de ventas por categoría y %margen Contribución, ventas y utilidad por país, para concer un detalle más personalizado.

Drill Through, en la tabla de operadores luego de haber navegado por el bookmarks de operador, para obtener detalles de la venta por operador más personalizados y con gráficos distintos.


  1. 3.Buenas Prácticas/herramientas

Contar una historia requiere de una presentación con visualizaciones interactivas que muestren la información de manera clara sin que nos cueste entender lo que nos quieren decir los datos. Por ello, hay que tener presentes algunas buenas prácticas para diseñar de la mejor manera los informes en Power BI.

  • Evita Usar Scroll Bar, ya que ello dificulta tener claridad a primera vista de la información que se nos presenta.
  • Evita usar gráficos que no muestran claridad, como el pie que, si bien es un gráfico muy utilizado, no es recomendable cuando se tienen muchas variables ya que distorsiona la información y no resulta conveniente.
  • Diseñar con objetivo para encontrar respuestas rápidas. Es importante que los gráficos nos digan lo que están mostrando en lugar de tratar de encontrar por nuestra cuenta el significado, por ejemplo. Si juntamos los gráficos anteriores en uno nuevo y le damos como objetivo que muestre el Top 10 de ventas por producto y que además de ello intensifique el color de acuerdo con la cantidad de productos vendidos, podríamos tener el siguiente resultado.

Con el objetivo claro para la visualización sabemos que indistintamente del filtro que usemos, nos mostrará los 10 productos más vendidos y como podremos notar, por la intensidad del color, no necesariamente el que genera mayor venta es quien ha vendido mayor cantidad de productos.

  • Seleccionar los gráficos correctos, es importante tener claro cuál es el uso de cada una de las visualizaciones de Power BI para poder usar el gráfico que sea adecuado y brinde claridad. Por ejemplo, para analizar una comparación es preferible utilizar un gráfico de barras agrupadas en lugar de una apilada.

Otro ejemplo es cuando queremos analizar un evolutivo, preferible usar un gráfico de líneas puesto que remarca los picos altos y bajos.

  • Destaca la información relevante, es importante darles visibilidad a los datos importantes y no a aquellos que no brindan algún tipo de información como por ejemplo títulos, logos, fondos oscuros o de imágenes, filtros muy grandes, entre otros.
  • Sé claro con lo que deseas transmitir, para ello es importante colocar los títulos de forma que brinden claridad de lo que se intenta informar con los gráficos.
  • Acorta los números, para tener una mejor visibilidad de los datos y conclusiones más redondeadas.

Herramientas de Data Storytelling

Existen algunas herramientas que permiten crear reportes más rápido como:

Data Stories Gallery: contiene una galería de ejemplos para navegar y empezar a generar nuevas ideas de reportes que se podrían construir.

Report Themes: son temas de colores ya definidos que pueden utilizarse en los reportes, para evitar buscar colores o darle colores a cada gráfico o reporte.

Templates Layouts: son plantillas de fondo que permiten ser usados como base para sobre ellos empezar a ordenar y darle un esquema a las visualizaciones de nuestros informes.

 

Si te perdiste el webinar, te invito a ver el video en nuestro canal de youtube, donde explicamos con más a detalle cada una de las buenas prácticas.

 

 
 

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