4 Mejores prácticas para el Proceso de Presupuestación (Budgeting) con Solver CPM

Comprendamos que el proceso de una gestión de procesos sólida los convierte en poderosos. De hecho, los procesos que son efectivos a menudo forman el elementos esencial, diferencia que le da a muchas empresas líderes de hoy esa ventaja competitiva. Cuando se implementa correctamente, un proceso sólido conducirá a una acción contundente trayendo buenos resultados.

La mayoría de las empresas pueden fortalecer sus procesos de presupuestación anual. Hacerlo conduce a numerosos beneficios como:

• Decisiones más rápidas e informadas
• Mayor rendición de cuentas
• Importantes ahorros de tiempo y recursos
• Aceleración de ingresos y beneficios

Esta es la razón por la cual les presentamos las siguientes mejores prácticas de este importante proceso de presupuestación. La clave para resolver problemas y arreglar su proceso de presupuesto anual «roto» es ser preparado para lograr presupuestos más ágiles, optimizados y modernos. Como mejores prácticas se sugieren que comience sus preparativos con pasos claros, para ser completado en el orden exacto.

 1. Comenzar una lista de verificación de preparación

El éxito es mucho más probable si se ha preparado para un resultado exitoso.
Cuando sienta que está listo para transformar su proceso presupuestario para lograr éxito en tiempo de incertidumbre económica como la que vivimos actualmente, simplemente regrese a esta sección y escriba y anote cada paso en esta lista de verificación de preparación.

Vamos a preparar el camino hacia el éxito de su presupuesto anual siguiendo los siguientes pasos:

• Finalice y comunique sus estrategias, objetivos y cronogramas
• Cree un «plan de proyecto» para su presupuesto anual
• Complete un pronóstico de fin de año
• Capacitar a los gerentes con la capacidad de administrar su propio departamento de finanzas
• Modifique, pruebe las plantillas y asegúrese de que estén disponibles para todo el equipo y miembros que las puedan necesitar
• Agregue nuevos usuarios y verifique su configuración de seguridad
• Confirme que todos los datos sean accesibles de manera adecuada
• Empiece temprano: todos sabemos que el que madruga se lleva el gusano

Puedes hacer todo esto de forma manual, por supuesto, pero será mucho más fácil y rápido de completar todos estos pasos utilizando una herramienta orientada a un propósito como con ¡Solver Process Manager!

Solver Process Manager, facilita la creación de listas de verificación, la asignación de tareas a diversas personas del equipo, y sobre todo disfrutar de la total transparencia y acceso con seguridad, basada en la nube con listas de verificación que están fácilmente disponibles para los usuarios autorizados.

2. Disfrute de 4 resultados clave de un presupuesto anual exitoso

Como se sabe, para llegar al propio éxito organizacional, debemos de optar por las mejores prácticas del proceso de presupuestación, estará bien preparado para asegurar que su Budget Anual sea realmente exitoso sobre todo en tiempos de incertidumbre.

Sabrás que has transformado tu proceso de presupuesto anual para mejor, cuando logres estos 4 resultados clave:

1. Su equipo directivo se une en un «grito de guerra» para cumplir los objetivos operativos con una revisión mensual que los mantiene responsables y encaminados hacia el éxito.
2. Sus planes están alineados en toda la empresa y son completamente ejecutables tanto en nivel macro y micro, logrando resultados para la empresa y por departamento.
3. Mide y aborda el rendimiento de forma continua utilizando Key Performance Indicadores (KPIs).
4. Observa resultados positivos en los informes y análisis de su presupuesto ordinario.
   incluso:
   – Pérdidas y ganancias, balance, flujo de caja
   – Indicadores clave de rendimiento
   – Plan de fuerza laboral
   – Detalles del presupuesto departamental (ingresos y gastos)

Con una solución de gestión del rendimiento corporativo líder en el mercado como Solver, puedes realizar un seguimiento de tu éxito utilizando informes presupuestarios específicos y herramientas de KPIs, que incluyen:

• Panel de resumen de presupuesto (interactivo, ¡pruébalo tu mismo!)
• Pérdida de beneficios
• Hoja de balance
• Flujo de efectivo
• Detalle departamental

3. Siempre desafíe los números

Uno de los mejores métodos para mantener la agilidad en la planificación del presupuesto anual es mantener a todas las partes interesadas comprometidas con el presupuesto en todo momento.
Esto significa que todo su equipo directivo debe permanecer activo no solo en alcanzar sus propios objetivos, sino también debe ser activo para ayudar a otros departamentos
en toda la empresa, de esta manera se cumplirán mejor los objetivos.

Hablamos de una mayor participación entre departamentos, ya que la misma puede reducir la habilidad para el juego potencial, sacos de arena y otras tácticas competitivas dentro de la empresa, ayudando a la misma en alcanzar el éxito de la mejor y más holística manera posible.

Empezando por fomentar el trabajo en equipo entre departamentos haciendo que todos desafíen los números:

• Los gerentes deben revisar su propio departamento, así como las relaciones interrelacionadas de los departamentos.
• Asegúrese de configurar iniciativas aisladas para evaluar con precisión los incrementos granulares como, retorno (ROI) y seguimiento de los resultados de la iniciativa de manera cercana.
• Cuestione todo para asegurarse de que todos comprendan y estén de acuerdo con el presupuesto final y las tácticas estratégicas para cumplir con las expectativas presupuestarias.
• Cree diferentes escenarios y asigne probabilidades a cada uno. Intenta alinear probabilidades del escenario a las expectativas de la junta, como en los siguientes
  ejemplos:
  • Alto crecimiento: 60%
  • Evento especial (como adquisiciones, recesiones, etc.): 20%
  • Punto de equilibrio (por ejemplo, debido a una posible recesión): 20%

Como verás, utilizando las herramientas incluidas en la solución de Corporate Performance Management, como Solver harán que desafiar los números sea más fácil:

• Proceso de revisión del CFO
• Evaluación de la precisión presupuestaria
• Informe de KPI de presupuesto
• Varianza de los objetivos
• Uso de comentarios para documentar

4. Incluya los comentarios del ejecutivo y de la junta desde el principio

Debe prepararse para el éxito en todas las etapas. Estas buenas prácticas del proceso de presupuestación deberían ayudar a su equipo financiero y a toda la empresa en crea un mejor budget, de manera más rápida y precisa de lo que lo hacía si estaba utilizando los procesos y métodos «rotos» que mencionamos anteriormente.

Recuerde que la creación del Presupuesto Anual es solo una parte de su tarea total. En tiempos de incertidumbre económica, puede ser estresante presentar finalizado un presupuesto al Directorio y al equipo ejecutivo y obtener retroalimentación de ellos.

Aquí hay tres consejos que pueden ayudarlo a asegurarse de que su presupuesto anual sea aprobado:
1. Esté preparado con todos los números, del mismo modo con el «cómo» y el «por qué» detrás de esos números.
2. Incluya al equipo ejecutivo y a los miembros de la Junta desde el principio del proceso, utilizando comunicación activa para minimizar el ruido en la etapa de aprobación.
3. Acepte las impugnaciones de la Junta y el Ejecutivo sobre los ingresos o gastos si sabe el «cómo» para lograrlos, se puede desarrollar una vez que el presupuesto es aprobado.

En conclusión, sabemos que la situación actual a nivel nacional e internacional puede traer situaciones de incertidumbre, por eso, en estos momentos es donde debemos de poner mayor atención a cómo mantenernos firmes y seguros antes las olas económicas, empieza ahora y más si estás mejorando tus procesos. Solicita una demo aquí para que vivas la experiencia Solver, o conversemos por info@kaitsconsulting.com. Da el primer paso y conoce Solver, la herramienta de CPM adecuada para ti.