Cómo Compartir y Colaborar con Power BI

Durante los años que estoy trabajando con Power BI en Kaits Consulting, me he dado cuenta de la confusión que producen en gran cantidad de usuarios los conceptos de Compartir y Colaborar en Power BI. Por ello, en lo que sigue de este post, les aclararé ambos conceptos, así como les mostraré cómo funcionan dentro de Power BI y qué tipos de licencias necesitarán.

Compartir o Colaborar, he allí el dilema

Desde mi punto de vista, «Compartir» se refiere a la posibilidad que tienen los usuarios de Power BI para habilitar el consumo, de solo lectura, de informes y dashboards a otros usuarios de Power BI y, en algunos casos, al público web en general. Por otro lado, «Colaborar» se refiere a la posibilidad de habilitar a múltiples usuarios a participar de áreas de trabajo (workspaces, en inglés) donde, además de consumir informes y dashboards, entre otros elementos, también puedan crear/publicar, modificar, eliminar y compartir contenido – trabajo «colaborativo» en torno a un área de trabajo.

Compartir contenido con Power BI

Una vez publicado un informe o dashboard en el servicio (de nube) de Power BI, un usuario puede compartirlo con otros usuarios de las siguientes formas:

• Compartir un informe o dashboard. Quien comparte el reporte o dashboard debe tener una licencia Power BI Pro. En el caso de los consumidores, si estos elementos no están contenidos dentro de un área de trabajo en una Capacidad Premium de Power BI, los destinatarios también deberán tener una licencia Power BI Pro. En el caso de que estos elementos sí estén contenidos dentro de un área de trabajo en una Capacidad Premium de Power BI, los destinatarios pueden tener una licencia Power BI Free o Power BI Pro.
• Publicar un informe en la web (publish to web). Característica permitida para usuarios con licencia Power BI Free o Power BI Pro. En el caso de los consumidores, no se requiere de ningún tipo de licencia Power BI, el informe es compartido a través de una URL de acceso libre vía web.
• Publicar un informe o dashboard como contenido de un app. Quien publica un app debe tener una licencia Power BI Pro. En el caso de los consumidores, si el área de trabajo para el app no está contenida en una Capacidad Premium de Power BI, los destinatarios también deberán tener una licencia Power BI Pro para consumir el app. En el caso de que el área de trabajo para el app sí esté contenida en una Capacidad Premium de Power BI, los destinatarios pueden tener una licencia Power BI Free o Power BI Pro.

Colaborar con Power BI

La colaboración en Power BI está soportada por la existencia de las áreas de trabajo. Como mencioné anteriormente en este post, un área de trabajo permite a sus participantes – según los permisos que les hayan sido otorgados por un administrador de esta – crear/publicar, modificar, eliminar y compartir contenido. Las áreas de trabajo son una característica disponible solamente para usuarios con licencia Power BI Pro. En otras palabras, la colaboración en Power BI no está habilitada para usuarios con licencia Power BI Free.

Conoce más detalles sobre cómo compartir informes y dashboards, y cómo colaborar usando áreas de trabajo revisando la documentación oficial de Power BI.

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