Planificando múltiples escenarios, las empresas pueden analizar varios resultados comerciales potenciales y pronosticar el rendimiento general con cada uno de estos modelos. ¿Qué pasaría con las ventas? ¿Recuento de empleados? ¿Flujo de efectivo?
Los impulsores clave de cada escenario son identificar y modelar para crear una imagen completa del presupuesto o pronóstico. Esto permite a las empresas prepararse y predecir mejor el rendimiento futuro, y ayuda a explicar áreas de incertidumbre.
¿Por qué es importante el modelado de múltiples escenarios financieros?
Cuando las empresas crean un presupuesto anual, éste capta las mejores suposiciones para el rendimiento del año siguiente. Estas suposiciones están influenciadas en gran medida por los datos históricos y las tendencias, la estrategia de la empresa, y la experiencia en la industria del contribuyente individual del presupuesto y su conocimiento del mercado y la economía actuales. Cuanto más precisos sean los contribuyentes al presupuesto con sus supuestos, más exacto será el presupuesto cuando se compare con el rendimiento real.
Tengan en cuenta que un presupuesto anual detallado sólo representa un resultado potencial de las muchas variables que podrían presentarse en el año siguiente. Si bien la versión final del presupuesto puede considerarse el resultado “más probable” sobre la base de los conocimientos expertos de la organización, es sólo un posible escenario.
A medida que la economía, el mercado y las operaciones internas de la empresa cambian, ese escenario “más probable” podría no estar ya en consonancia con las expectativas actuales. De hecho, puede haber uno, dos, tres o más escenarios de alta probabilidad que deben ser considerados por los ejecutivos y los equipos de finanzas.
Estrategia y escenarios: Alinear y refinar
Las empresas de alto rendimiento tienen presupuestos y previsiones que se alinean estrechamente con la estrategia de la empresa. Al planificar para diferentes escenarios financieros, las empresas pueden prepararse proactivamente para estos posibles resultados, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos y proporcionando la capacidad de ajustarse rápidamente a los cambios cuando sea necesario. Las empresas que buscan implementar una planificación de escenarios múltiples deben centrarse en varias áreas clave:
– Identificar y captar la estrategia de la compañía
- Definiendo los escenarios más probables
- Factores internos
- Factores externos
- Usando modelos basados en controladores para definir escenarios
- Medir el rendimiento y perfeccionar los modelos
Identificar y capturar la estrategia de su empresa
Un plan financiero y estratégico bien definido actúa como una brújula para guiar las actividades de la compañía. Pero, un componente crítico para tener una estrategia efectiva, es asegurarse de que no sólo sea conocida y comprendida por unos pocos a nivel ejecutivo, sino que esté bien socializada en toda la organización y se utilice para gestionar y medir el rendimiento.
Un marco estratégico sólido permite a la empresa establecer objetivos estratégicos específicos que pueden ser supervisados y medidos a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos KPIs proporcionan una forma fácil de definir el éxito y medir y compartir los resultados y objetivos dentro de la organización.
Por ejemplo, si parte de la estrategia de la compañía se centra en aumentar la satisfacción del cliente, entonces algunos potenciales KPI y objetivos podrían ser:
- Disminuir el tiempo medio de envío del producto de 8 horas a 2 horas en 6/30/2022
- Aumentar las referencias de los clientes en un 15% para el 31/12/2021
Cada uno de estos indicadores clave de rendimiento (KPI) define y mide eficazmente el éxito cuantificando un objetivo y estableciendo un plazo para su cumplimiento. Identificando, registrando y rastreando estos como el primer paso en nuestro proceso de planificación, podemos entonces asegurar que nuestro presupuesto y pronóstico se alinean con estos objetivos, y si no lo hace, ajustar únicamente lo necesario.
La imagen de abajo muestra un ejemplo de informe de KPI que compara los objetivos con las cifras presupuestadas finales. En caso de discrepancias entre ambos, la dirección debe determinar si el presupuesto o la estrategia debe actualizarse para que estén alineados.
Cómo definir los escenarios financieros probables
Si bien el número de posibles resultados comerciales en un período determinado es básicamente infinito, sólo un pequeño número de ellos se consideran “de alta probabilidad”. Estos escenarios altamente probables deberían ser el centro de la planificación de múltiples escenarios. El objetivo no es modelar todos los posibles escenarios, sino centrarse en los más significativos que tengan más probabilidades de ocurrir.
Cómo construir el escenario financiero de factores internos
La mayoría de los factores internos para la construcción de escenarios se relacionan directamente con la estrategia general de la empresa. En este punto, la cuestión de “cómo se alcanzarán estos objetivos estratégicos” se transforma en escenarios potenciales. Esto es especialmente importante cuando hay incertidumbre o factores externos que podrían influir en la dirección que toma la empresa para alcanzar sus objetivos.
En el ejemplo anterior, parte de la estrategia de la empresa del ejemplo se centra en aumentar la satisfacción del cliente. Para lograr este objetivo hay numerosas iniciativas que podrían realizarse, por ejemplo:
- Aumentar la plantilla para mejorar el tiempo de entrega y el servicio al cliente.
- Consolidar las operaciones en un almacén centralizado.
- Abriendo centros de distribución regionales.
Definir detalladamente cada una de ellas permite a los ejecutivos analizar de cerca el retorno de la inversión (ROI) y determinar el plan de acción más efectivo.
Como construir escenarios de planificación financieros con factores externos
Independientemente de lo bien que se prepare una empresa, hay factores externos que pueden hacer descarrilar esos planes o provocar un cambio de rumbo. Estos varían según el negocio y la industria, pero algunos generales pueden incluir:
- Recesión económica
- Los cambios en el mercado
- Cambios legislativos
- Cambio o consolidación de la competencia
Los posibles escenarios y combinaciones que pueden crearse son ilimitados, pero siempre hay que centrarse en lo que es probable que ocurra y en lo que está en consonancia con los objetivos de la empresa.
Uso de modelos basados en controladores para definir escenarios
Recrear un proceso presupuestario anual que requiere mucho tiempo para elaborar modelos adicionales de previsión financiera de alta probabilidad no es una opción viable. La creación de cada modelo debe ser algo que se pueda hacer muy rápidamente y que se pueda actualizar fácilmente. La forma más eficaz de hacerlo es con un modelo de previsión basado en controladores que aproveche un enfoque descendente para generar una línea de base a partir de datos históricos y tendencias. Esta línea base se convierte en un punto de partida que luego puede ser ajustado a un nivel más detallado para áreas clave como la previsión de ingresos, la planificación de la fuerza de trabajo, los gastos operacionales y el flujo de caja.
El uso de controladores y supuestos fácilmente ajustables permite el modelado de resultados ilimitados y el análisis en profundidad de escenarios hipotéticos.
Medición del rendimiento y perfeccionamiento de los modelos
Después de desarrollar un modelo de escenario financiero a partir de los escenarios de mayor probabilidad, es fundamental que no se pongan en la repisa a acumular polvo, sino que se analicen de forma continua para comprobar su precisión y asegurar que la empresa está alcanzando sus objetivos. Se pueden aprovechar informes sencillos para determinar qué versión del modelo resulta más precisa, y esta versión del pronóstico se puede incorporar a los informes y paquetes de informes existentes para proporcionar proyecciones actualizadas oportunamente.
El análisis también identificará las áreas del modelo que requieren ajustes. Esto puede indicar un error en los supuestos, la metodología o un cambio en las condiciones del mercado. Al aislar e identificar estas variaciones, no sólo se crea un modelo financiero más preciso, sino que se desarrolla continuamente un mejor proceso de previsión.
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